Úspešný príbeh Elis Textile Service: automatizácia spracovania faktúr pomocou Fiteku

Prijíma vaša spoločnosť faktúry v rôznych formátoch – v papierovej podobe, vo formáte PDF alebo ako elektronické faktúry? Prebieha schvaľovanie stále prostredníctvom e-mailových reťazcov alebo papierových podpisov? Zistite, ako spoločnosť Elis automatizovala spracovanie faktúr od dodávateľov pomocou systému Fitek, čím sa pracovné postupy vo finančnom oddelení stali rýchlejšími, efektívnejšími a ľahšie spravovateľnými.

Spoločnosť Elis Textile Service je jedným z popredných európskych poskytovateľov služieb v oblasti prenájmu a údržby textilu, hygienických riešení, pracovných odevov, vstupných rohoží, priemyselných utierok a deratizácie. Spoločnosť využíva systém Excellent Standard ERP spolu s riešením Fitek na automatizáciu svojich účtovných procesov.

Čo spoločnosť Elis automatizovala?

Finančný kontrolór pre Pobaltie Ojārs Dāvis Zondaks vyzdvihuje tri kľúčové výhody používania Fiteku.

1. Jedna platforma pre každú faktúru

Spoločnosť Elis prijíma faktúry v rôznych formátoch, vrátane PDF, papierových faktúr a elektronických faktúr. Dnes sa všetky zhromažďujú, kontrolujú a schvaľujú na jednej platforme.

„Už nemusíme premýšľať nad tým, ako prijímať, spracovávať a smerovať každý formát faktúry zvlášť.“

2. Automatizované schvaľovacie pracovné postupy

Pred zavedením systému Fitek vyžadovalo schvaľovanie faktúr e-maily a papierové podpisy. Teraz sa faktúry automaticky smerujú na základe dodávateľa, hodnoty faktúry a ďalších obchodných pravidiel. Po schválení sa automaticky posúvajú k ďalšiemu schvaľovateľovi, pričom pripomienky pomáhajú udržať proces v chode. Zamestnanci môžu faktúry schvaľovať aj prostredníctvom mobilnej aplikácie Fitek.

Podľa Ojārsovej táto automatizácia zamestnancom výrazne šetrí čas.

3. Automatizované účtovné zápisy

Na základe predchádzajúcich účtovných údajov Fitek automaticky priraďuje, rozdeľuje a zaúčtováva faktúry podľa vopred definovaných pravidiel ešte predtým, ako vstúpia do schvaľovacieho pracovného toku. Zamestnanci už nestrácajú čas opakovanými manuálnymi účtovnými úlohami.

Zložitý príklad: Faktúry spoločnosti LMT

Faktúry spoločnosti LMT, ktoré majú často okolo 20 strán, patrili v minulosti medzi najčasovo náročnejšie dokumenty na spracovanie, pretože náklady bolo potrebné priradiť jednotlivým zamestnancom a nákladovým strediskám.

Teraz sa elektronické faktúry LMT prijímajú priamo v systéme Fitek. Potrebné údaje sú k dispozícii v programe Excel, čo umožňuje ich jednoduchý import a export, čím sa eliminuje väčšina manuálnej práce pre personálne oddelenie aj účtovníctvo.

Podľa Ojārs sa Excel používa len pre tieto faktúry, pretože poskytuje najprehľadnejší prehľad. Väčšina ostatného spracovania faktúr je v systéme Fitek plne automatizovaná.

Najväčšou výzvou je prvý mesiac

Nastavenie automatizácie je relatívne jednoduché. Najväčšie úsilie si vyžaduje prvý mesiac, počas ktorého sa definujú schvaľovacie postupy a účtovné pravidlá.

Akonáhle sú tieto pravidlá zavedené, Fitek automaticky uplatňuje predchádzajúcu účtovnú logiku na budúce faktúry. Účtovníci jednoducho skontrolujú navrhované záznamy predtým, ako sa faktúry prenesú do ERP systému a pripravia na platbu.

Elektronická fakturácia šetrí čas a zdroje

Ieva Gaile, krajská manažérka spoločnosti Fitek v Lotyšsku, hovorí, že elektronická fakturácia výrazne znižuje manuálne zadávanie údajov, digitalizáciu dokumentov a riziko chýb.

Práca so štruktúrovanými údajmi z faktúr uľahčuje automatizáciu, čím sa šetrí čas aj peniaze a zároveň sa znižuje potreba ručného overovania.

Vzhľadom na to, že povinná elektronická fakturácia pre lotyšské podniky nadobudne platnosť v roku 2028, Ieva odporúča firmám, aby sa na ňu začali pripravovať už teraz. Organizácie verejného sektora, ktoré už elektronické faktúry používajú, znížili náklady na digitalizáciu dokumentov až trojnásobne a súkromné podniky môžu dosiahnuť podobné výhody.

Čo dokáže Fitek automatizovať?

Fitek centralizuje všetky prichádzajúce finančné dokumenty, vrátane:

• faktúry vo formáte PDF
• Naskenované faktúry
• Vyfotografované účtenky
• Elektronické faktúry
  

Papierové a PDF faktúry sa automaticky prevádzajú na štruktúrované elektronické údaje, čo umožňuje automatizáciu od začiatku až do konca.

Spoločnosti využívajú Fitek na automatizáciu:

• Pracovných postupov schvaľovania faktúr
• Účtovných záznamov
• Spracovanie výkazov výdavkov
• Správu
  objednávok

Firmy zvyčajne znížia rutinnú manuálnu prácu účtovníkov o 70–80 %, čo umožňuje finančným tímom sústrediť sa na úlohy s vyššou pridanou hodnotou.

Medzi ďalšie funkcie patria:

• Automatizované účtovné zápisy na základe vopred definovaných pravidiel.
• Overovanie IBAN, ktoré označuje faktúry s bankovými účtami, ktoré sa líšia od registrovaného účtu dodávateľa.
• FitekAI, ktorý sa učí z historických účtovných údajov a navrhuje presné zaúčtovania, ktoré sa časom zlepšujú.
• Mobilná správa výdavkov, ktorá umožňuje zamestnancom odosielať účtenky a žiadosti o preplatenie výdavkov priamo z mobilnej aplikácie Fitek.

Pozrite si prezentáciu Ievy Gaile a Ojārs Dāvis Zondaks s názvom „Automatizácia, ktorá sa oplatí“ počas podujatia Excellent Customer Day tu.