Príbeh úspechu Scandagra – bezpapierový a efektívny proces spracovania prijatých faktúr

Ako spoločnosť Scandagra digitalizovala svoj pracovný postup spracovania nákupných faktúr pomocou Fitek

Spoločnosť Scandagra je medzinárodná poľnohospodárska firma pôsobiaca v Estónsku, Lotyšsku a Litve, ktorú vlastnia dánski a švédski akcionári. Medzi hlavné činnosti spoločnosti Scandagra Estonia patrí výroba a predaj krmív pre zvieratá, nákup obilia a repky olejnej, ako aj obchodovanie so semenami, hnojivami a prípravkami na ochranu rastlín. Krmivá tejto spoločnosti slúžia pre širokú škálu hospodárskych zvierat a akvakultúry – od hovädzieho dobytka a ošípaných až po králiky a kapry. V Estónsku má spoločnosť Scandagra pobočky v mestách Jüri, Tartu a Viljandi, ako aj osem maloobchodných predajní a internetový obchod s širokým výberom poľnohospodárskych a záhradníckych potrieb.

Cieľom každej efektívnej spoločnosti je bezpapierová ekonomika

Egely Kink, finančná kontrolórka v spoločnosti Scandagra.

Ručné schvaľovanie a fragmentované procesy

Pred zavedením systému Fitek bolo spracovanie nákupných faktúr v spoločnosti Scandagra úplne manuálne. Podniková politika vyžadovala, aby bola každá faktúra pred úhradou fyzicky podpísaná, čo viedlo k zbytočnej papierovej agende, oneskoreniam a občasnej frustrácii tak vo finančnom oddelení, ako aj v prevádzkových tímoch. Faktúra bola často najskôr schválená e-mailom, spracovaná v účtovnom softvéri, vytlačená na podpísanie a následne archivovaná v papierovej forme – išlo o pomalý, opakujúci sa proces náchylný na úzke miesta.

Zefektívnené a plne digitálne pracovné postupy

Cesta spoločnosti Scandagra k digitalizácii začala zavedením elektronických faktúr a digitalizáciou faktúr vo formáte PDF. Akonáhle sa faktúry stali strojovo čitateľnými, bolo jednoduché zaviesť elektronické schvaľovacie pracovné postupy a automatizované účtovné kódovanie. Tieto vylepšenia zároveň vytvorili centrálny digitálny archív, ktorý oprávneným zamestnancom umožňuje vyhľadávať, prehliadať a získavať dokumenty kedykoľvek – či už v kancelárii, alebo pri práci na diaľku.

Spoločnosť Fitek nám pomohla zbaviť sa starých návykov a vytvoriť štruktúrovaný, rýchly a transparentný systém, ktorý podporuje našu každodennú prácu. Automatizované kódovanie a elektronické schvaľovanie predstavujú významný krok vpred

Rýchlejšie schvaľovanie, menej manuálnej práce

Dnes sa nákupné faktúry automaticky smerujú na správnu osobu na schválenie a dajú sa potvrdiť len niekoľkými kliknutiami – dokonca aj z mobilného telefónu. Tým sa výrazne znížilo riziko, že faktúry uviaznu v schvaľovacom procese a spôsobia oneskorenie platieb. Automatizované účtovanie eliminovalo potrebu ručného priraďovania opakovaných nákladov na účty, čím sa ušetril čas účtovníkom a znížilo sa riziko chýb.

Do budúcnosti sa spoločnosť Scandagra pripravuje na zavedenie chystanej integrácie Fiteku s medzinárodnou sieťou elektronickej fakturácie Peppol, čo zjednoduší fakturáciu so zahraničnými partnermi. Spoločnosť tiež očakáva spustenie funkcie denníka vozidiel, ktorá zamestnancom poskytne efektívny spôsob vykazovania služobných ciest. Obidve funkcie sú vo fáze vývoja v spoločnosti Fitek a čoskoro budú k dispozícii zákazníkom.