História digitálneho účtovníctva od 50. rokov až po súčasnosť

Napriek tomu, že účtovný softvér je k dispozícii už dlhé roky, mnohé základné účtovné úlohy sa naďalej vykonávajú ručne. Faktúry sa stále zadávajú ručne, transakcie sa ručne kódujú a účtovníci venujú veľkú časť svojho času administratívnej práci s nízkou pridanou hodnotou. Problémom nie je nedostatok technológií, ale pomalé zavádzanie, roztrieštené systémy a pracovné postupy, ktoré neboli nikdy úplne automatizované – čo obmedzuje efektívnosť a bráni účtovným tímom venovať sa hodnotnejšej analýze.

Počiatky počítačového účtovníctva (50. – 70. roky 20. storočia)

Prvé využitie počítačov v účtovníctve sa datuje do 50. rokov 20. storočia. V roku 1955 sa spoločnosť General Electric stala prvou firmou, ktorá zakúpila počítač na účtovné účely (spracovanie miezd)[1]. V priebehu 60. rokov začali veľké podniky zavádzať účtovné systémy založené na mainframeoch ako súčasť raného elektronického spracovania údajov[2]. Tieto rané systémy boli podľa dnešných štandardov primitívne a často boli vyvíjané na mieru pre úlohy, ako sú hlavné účtovné knihy a mzdy. Hoci išlo o priekopnícke riešenia, boli drahé a využívali ich predovšetkým veľké korporácie a vládne agentúry – ešte neboli „populárne“ v zmysle širokého využitia vo všetkých podnikoch.
V 70. rokoch sa účtovný softvér postupne stal dostupnejším. Zavedenie minipočítačov a balíkových riešení (napr. programov na vedenie hlavnej knihy) urobilo počítačové účtovníctvo o niečo užívateľsky prívetivejšie[3]. Napriek tomu bolo počas väčšiny tohto obdobia počítačové účtovníctvo obmedzené na organizácie, ktoré si mohli dovoliť špecializované stroje a IT personál. Vynález účtovného softvéru možno teda zaradiť do obdobia 50. – 60. rokov 20. storočia, éry mainframeov, avšak najmenej dve desaťročia zostával nástrojom pre úzku skupinu používateľov.

Rozmach účtovného softvéru v 80. a 90. rokoch

Zlomovým bodom v popularizácii digitálneho účtovníctva bola revolúcia v oblasti osobných počítačov. V roku 1978 bol uvedený na trh prvý elektronický tabuľkový procesor (VisiCalc), ktorý umožňoval finančné výpočty na mikropočítači, a v tom istom roku spoločnosť Peachtree Software uviedla na trh balík účtovného softvéru pre prvé osobné počítače[4]. Zrazu mohli menšie podniky na vedenie účtovníctva používať cenovo dostupné počítače namiesto nákladných mainframeov. Na začiatku 80. rokov sa na trhu objavili užívateľsky prívetivejšie účtovné programy. Napríklad program Quicken od spoločnosti Intuit (určený na správu osobných financií), ktorý bol uvedený na trh v roku 1983, priniesol ľahko použiteľné rozhrania aj pre ľudí, ktorí neboli účtovníkmi[5]. Špecializované účtovné systémy pre malé podniky, ako napríklad QuickBooks (predstavený v 80. rokoch a získavajúci na popularite v 90. rokoch), ďalej podporili zavádzanie počítačového vedenia účtovníctva[6][7].

Účtovný softvér sa stal široko populárnym približne v polovici 80. rokov. Približne 30 rokov po prvých riešeniach pre veľké počítače sa účtovníctvo na osobných počítačoch dostalo do hlavného prúdu. Do roku 1985 sa osobné počítače s účtovným softvérom stali neoddeliteľnou súčasťou mnohých podnikových kancelárií po celom svete[5]. Inými slovami, to, čo začalo ako inovácia v 50. rokoch, sa stalo skutočne populárnym až v 80. rokoch, keď bola technológia dostatočne lacná a dostupná. Koncom 80. a v 90. rokoch došlo k ďalšiemu rozmachu vďaka sofistikovanejším systémom (ako napríklad ERP systémy vo veľkých firmách) a v 2000. rokoch k postupnému prechodu na cloudové účtovníctvo. Kľúčovým bodom zlomu v popularite však bola éra osobných počítačov v 80. rokoch – od vynálezu po všeobecné rozšírenie to trvalo niekoľko desaťročí.

Pretrvávajúca ručná práca v účtovníctve dnes

Je iróniou, že aj desaťročia po tom, čo sa účtovný softvér stal dostupným, sa prekvapivo veľká časť účtovníctva stále vykonáva ručne. Mnohé prieskumy a štúdie v USA a Európe ukazujú, že automatizácia v účtovníctve zďaleka nie je dokončená. V skutočnosti mnohí účtovníci uvádzajú, že viac ako polovica ich rutinných procesov nie je automatizovaná[8]. Prieskum odvetvia z roku 2023 vo Veľkej Británii zistil, že v priemere je automatizovaných len 26–50 % účtovných úloh – čo znamená, že približne polovica (alebo viac) všetkých úloh sa stále vykonáva ručne[9]. Účtovníci a účtovníčky naďalej venujú značné množstvo času zadávaniu údajov, kódovaniu transakcií a iným úlohám s nízkou technologickou náročnosťou.

Niektoré nedávne zistenia týkajúce sa manuálnej pracovnej záťaže v účtovníctve to ilustrujú:

• Ručné zadávanie údajov z faktúr: V priemere sa približne 57 % všetkých informácií z faktúr (účty, nákupné faktúry, doklady o výdavkoch) musí do systémov zadávať ručne[10]. V menších spoločnostiach je tento jav ešte výraznejší – odhaduje sa, že 86 % malých a stredných podnikov (MSP) stále zadáva údaje z faktúr ručne[11]. Stredné firmy zaostávajú len o málo (ručné zadávanie faktúr predstavuje približne 65 %), zatiaľ čo väčšie podniky prešli na vyššiu mieru automatizácie (len približne 22 % podnikov na podnikovej úrovni sa spolieha na ručné zadávanie faktúr)[11]. To ukazuje, že vo vyspelom svete, od USA po Európu, je zadávanie faktúr a výdavkov naďalej bežnou činnosťou, najmä v malých a stredných organizáciách. Je zaujímavé, že jeden zdroj uvádza, že iba 5 % tímov zodpovedných za záväzky má plne automatizovaný pracovný postup spracovania faktúr, čo podčiarkuje, koľko spoločností stále spracováva faktúry prostredníctvom procesov náročných na pracovnú silu[12].
• Čas strávený ručnými úlohami: Účtovníci dnes venujú značnú časť svojho pracovného času ručnému spracovávaniu. Štúdie zistili, že približne 30 % času účtovníka sa venuje ručnému zadávaniu údajov a zosúlaďovaniu transakcií (napr. zadávanie čísel, porovnávanie dokladov)[13]. Ak zohľadníme všetky administratívne účtovnícke činnosti (archívovanie dokumentov, zaúčtovanie transakcií do hlavnej knihy, vyhľadávanie chýbajúcich informácií atď.), celkový podiel času stráveného manuálnymi úlohami stúpa ešte vyššie – podľa jedného odhadu takéto manuálne procesy zaberajú približne 63 % času účtovníkov[14]. Inými slovami, viac ako polovica typického pracovného dňa účtovníka môže byť venovaná práci, ktorú by mohol zvládnuť účtovný softvér, ak by bol plne využitý. Patrí sem napríklad ručné zaznamenávanie nákupných faktúr, zaradenie výdavkov na správne účty a vkladanie údajov z dokladov, na rozdiel od kontroly alebo analýzy finančných údajov.
• Potenciál automatizácie: Vysoká manuálna pracovná záťaž pretrváva nie preto, že by účtovné úlohy nebolo možné automatizovať, ale často kvôli pomalému zavádzaniu technológií alebo roztriešteným systémom. Odhaduje sa totiž, že približne 86 % úloh, ktoré vykonávajú účtovníci a účtovníčky, by sa dalo automatizovať pomocou súčasných technológií[15]. Ako však bolo uvedené, v praxi je v mnohých firmách automatizovaná menej ako polovica procesov. Táto medzera naznačuje obrovský potenciál na uvoľnenie času – a vysvetľuje, prečo 56 % účtovníkov uvádza, že sa cítia zahltení rutinnou, manuálnou prácou, ktorá im bráni venovať sa hodnotnejším činnostiam[16]. Kým sa v plnej miere nezavedú pokročilejšie softvérové nástroje (ako napríklad digitalizácia údajov pomocou OCR, integrácia bankových výpisov, kategorizácia založená na umelej inteligencii atď.), účtovníci budú naďalej venovať veľkú časť svojho pracovného dňa vkladaniu údajov a podobným manuálnym úlohám.

Zhrnutie: Počítačové účtovníctvo existuje už viac ako pol storočia a bežným sa stalo už pred desiatkami rokov, avšak manuálnu prácu v účtovníctve úplne nevyradilo. Mnohé účtovné pracovné postupy v rozvinutých krajinách (USA, Európa atď.) stále zahŕňajú ručné zadávanie údajov z faktúr a dokladov, manuálne kódovanie transakcií a ďalšie časovo náročné úlohy. Situácia sa postupne zlepšuje s rozšírením nových automatizačných nástrojov – napríklad cloudové účtovné platformy a softvér poháňaný umelou inteligenciou dokážu automaticky importovať bankové transakcie alebo dokonca kategorizovať výdavky –, avšak podľa najnovších údajov je toto povolanie naďalej vo veľkej miere závislé od manuálnej práce. Táto dlhodobá skutočnosť zdôrazňuje kontrast vo vývoji účtovníctva: máme k dispozícii výkonný softvér, napriek tomu sa značná časť účtovníckej práce stále vykonáva staromódnym spôsobom – ľudskými rukami, ktoré zadávajú a organizujú finančné údaje[8][17]. Výzvou (a príležitosťou) do budúcnosti je urýchliť zavádzanie technológií, aby účtovníci a účtovníčky mohli venovať menej času rutinným úlohám a viac času analýze a strategickej práci.

Zdroje: Historický prehľad a podrobnosti o zavádzaní technológií vychádzajú z zdokumentovaných míľnikov v oblasti účtovných technológií[1][4][5]. Štatistiky o objeme manuálnej práce v účtovníctve pochádzajú z nedávnych prieskumov a štúdií zameraných na účtovníckych odborníkov a firmy v USA a Veľkej Británii[10][11][13][14], ktoré ilustrujú, aká veľká časť dnešnej účtovníckej práce sa stále vykonáva manuálne.

[1] [7] História účtovníctva: Ako sa vyvíjalo v priebehu času | Maryville Online
https://online.maryville.edu/blog/history-of-accounting/
[2] [3] História účtovných technológií: Od hliny po cloudový softvér
https://www.netgain.tech/blog/history-of-accounting-technology
[4] [5] [6] História účtovného softvéru: Od papiera po cloud | 4Sight Group
https://4sight.group/blog/history-accounting-software-paper-cloud/
[8] [13] Ako účtovníci ušetria každý týždeň hodiny vďaka automatizovanej kategorizácii od Uncat — Uncat
https://www.uncat.com/blog/how-accountants-save-hours-every-week-with-uncats-automated-categorization
[9] [16] Rutinné a manuálne: Prieskum spoločnosti Dext odhalil, že takmer 60 % účtovníkov trávi príliš veľa času manuálnymi úlohami | Bdaily
https://bdaily.co.uk/articles/2023/05/10/rutinné-a-ručné-práce-prieskum-spoločnosti-Dext-odhalil-že-takmer-60-účtovníkov-trávi-príliš-veľa-času-na-ručné-úlohy
[10] [11] [12] Štatistiky fakturácie :: Skynova
https://www.skynova.com/blog/invoicing-statistics
[14] [17] Posúdenie efektívnosti predúčtovných úloh v porovnaní s odvetvovými štandardmi | AccountingWEB
https://www.accountingweb.co.uk/community/industry-insights/assess-the-efficiency-of-pre-accounting-tasks-against-industry-standards
[15] Čo robí účtovník? Povinnosti, zručnosti a trendy
https://bachelors-completion.northeastern.edu/knowledge-hub/what-does-an-accountant-do/