Povinná zmena, ktorá môže byť príležitosťou

Od 1. januára 2027 čaká slovenské podnikateľské aj nepodnikateľské subjekty jedna z najväčších zmien vo finančných procesoch za posledné desaťročia. Je ňou zavedenie povinnej elektronickej fakturácie, ktorú priniesla novela zákona o DPH.

Na prvý pohľad môže ísť iba o ďalšiu zaťažujúcu legislatívnu povinnosť. Skúsenosti zo zahraničia však ukazujú, že firmy, ale aj subjekty verejnej správy, ktoré využili zavedenie e-fakturácie na modernizáciu svojich procesov, získali výrazne vyššiu efektivitu, nižšie náklady a lepší prehľad nad svojimi financiami. Inými slovami, vynaložené prostriedky sa mnohonásobne vrátili vo forme prínosov. Tiež sa jednoznačne potvrdil želaný efekt na efektívnejší výber daní.

Ako audítor a daňový poradca si ešte pamätám obdobie, keď sa bankové výpisy ručne prepisovali do účtovných systémov. Vo väčších spoločnostiach išlo o prácu na niekoľko dní a každý preklep následne znamenal zdĺhavé hľadanie chýb. Neskôr prišiel elektronický import bankových výpisov a proces, ktorý trval dni, sa skrátil na niekoľko minút. Podobná zmena teraz čaká aj faktúry, ibaže na rozdiel od elektronických bankových výpisov je elektronická faktúra pre väčšinu ekonomických subjektov povinná.

Čo sa od roku 2027 mení?

Elektronická fakturácia sa stane novým štandardom výmeny faktúr na Slovensku. Platitelia DPH už nebudú faktúry posielať e-mailom a poštou a namiesto dokumentov si budú informačné systémy dodávateľov a odberateľov medzi sebou online vymieňať dáta.

Povinnosť prijímať elektronické faktúry sa dotkne prakticky všetkých právnických osôb vrátane firiem, organizácií verejnej správy, samospráv, neziskových organizácií, nadácií a občianskych združení. Povinnosť vystavovať elektronické faktúry sa bude vzťahovať na zdaniteľné osoby pri tuzemských obchodných transakciách podľa zákona o DPH.

Táto zmena nadväzuje na európske smerovanie v oblasti digitalizácie DPH, iniciatívu ViDA (DPH v digitálnom veku) a normu EN 16931. Jej cieľom je zaviesť povinnú elektronickú fakturáciu v štruktúrovanom formáte a digitálne zasielanie vybraných dát z transakcií finančnej správe v reálnom čase. Opatrenie má eliminovať daňové úniky (tzv. karuselové podvody) a plne automatizovať výmenu dát medzi informačnými systémami firiem a štátu.

E-faktúra nie je PDF

Mnohí podnikatelia si pod pojmom elektronická faktúra stále predstavujú PDF dokument zaslaný e-mailom. Z pohľadu pripravovanej legislatívy však PDF nebude považované za elektronickú faktúru.

E-faktúra je štruktúrovaný dátový súbor, ktorý dokáže informačný systém automaticky spracovať bez manuálneho prepisovania údajov. Faktúra sa nebude posielať e-mailom, ale bezpečne medzi informačnými systémami prostredníctvom siete PEPPOL alebo certifikovaných komunikačných kanálov. Výsledkom je rýchlejšie spracovanie dokumentov, nižšia chybovosť a úplná sledovateľnosť celej komunikácie.

Slovenská republika sa rozhodla na rozdiel od budovania vlastnej štátnej platformy pre využívanie overenej medzinárodnej siete PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), čo je medzinárodná sieť na bezpečnú a štandardizovanú výmenu elektronických faktúr a ďalších obchodných dokumentov. Vznikla v roku 2008 ako projekt financovaný Európskou komisiou na podporu cezhraničného elektronického verejného obstarávania. Dnes jej rozvoj zastrešuje nezisková organizácia OpenPeppol a sieť využívajú organizácie vo viac ako 40 krajinách sveta.

Povinnosť možno premeniť na konkurenčnú výhodu

Je dôležité si uvedomiť, že samotná elektronická fakturácia predstavuje iba prvý krok k digitalizácii účtovných procesov. Zavedenie štandardu PEPPOL odstráni manuálne prepisovanie údajov z faktúr a môže znížiť administratívnu záťaž približne o 20 až 30 %. Bola by však škoda zastaviť sa na polceste a nevyužiť naplno príležitosť, ktorú táto legislatívna zmena prináša.

Skutočný prínos prináša až komplexná digitalizácia účtovných procesov, ako je napríklad online schvaľovanie dokladov, digitalizácia všetkých typov dokumentov (napríklad aj pokladničných dokladov), automatické účtovanie a využitie umelej inteligencie. V kombinácii dokáže komplexná digitalizácia procesov znížiť objem manuálnej práce až o 80 %.

Je to podobné ako pri zariaďovaní nového bytu. Mnohí ľudia si po nasťahovaní povedia, že nábytok má prioritu a svietidlá namontujú neskôr. Namiesto nich potom na strope celé mesiace, neraz aj roky, visí len obyčajná žiarovka. Rovnako môže dopadnúť aj digitalizácia. Mnohé firmy a organizácie zavedú iba tie zmeny, ktoré vyžaduje legislatíva, a komplexnú digitalizáciu procesov odložia na neurčito. Pritom s relatívne malým dodatočným úsilím by mohli niekoľkonásobne zvýšiť prínosy celej transformácie a využiť naplno potenciál, ktorý majú na dosah. Kto to chápe, ten okamžite získa náskok pred konkurenciou. Treba podotknúť, že najväčšie spoločnosti a nadšenci inovácií už majú všetky tieto procesy dávno zdigitalizované a ostatní budú ťažiť z toho, že to „dostali príkazom“.

Mení sa aj práca účtovníkov

Zavedenie e-fakturácie nebude znamenať iba technologickú zmenu. Zásadne sa zmení aj práca finančných oddelení.

Profesia účtovníka sa posunie na vyššiu úroveň a získa väčšie uznanie ako dôležitý partner manažmentu. Účtovníci budú venovať podstatne menej času monotónnemu prepisovaniu údajov a viac času metodike, kontrole, analýzam a riešeniu výnimočných situácií. Rutinné činnosti bude postupne preberať automatizácia a umelá inteligencia. Informácie pre rozhodovanie budú k dispozícii okamžite, nie s oneskorením a budú presnejšie. Väčší dôraz sa bude klásť na reporting a plánovanie. Samozrejme, tieto výstupy sa nebudú dlhé hodiny zostavovať v Exceli, ale automaticky budú na požiadanie generované systémom podľa aktuálnych požiadaviek manažmentu.

Naše skúsenosti zo zahraničia, ale aj zo slovenských firiem a organizácií ukazujú, že práve príprava zamestnancov je jedným z najdôležitejších faktorov úspešnej implementácie. Ak firmy podcenia zmenu pracovných návykov, zamestnanci budú mať prirodzenú tendenciu pokračovať v zaužívaných postupoch – tlačiť faktúry alebo ich archivovať v papierovej podobe.

Netreba podceniť ani včasné zaškolenie zamestnancov a vysvetlenie prínosov, ktoré nové riešenia prinesú im samotným. Ak zamestnanci pochopia, že zmeny im uľahčia prácu, je oveľa väčšia šanca, že ich prijmú a nebudú brzdiť ich implementáciu. Odpor voči zmenám je totiž prirodzenou ľudskou reakciou.

AI ako ďalší krok digitalizácie

Ako sme už spomínali vyššie, elektronická fakturácia predstavuje iba prvý krok k radikálnej eliminácii zbytočných repetitívnych úkonov v účtovníctve.

Elektronická fakturácia síce prinesie čisté štruktúrované dáta, no bez nastavenia automatizačných algoritmov ich systémy nebudú vedieť samé zaúčtovať. Účtovné oddelenia navyše budú musieť aj naďalej spracovávať aj iné typy dokladov, ktoré nebudú súčasťou zavedenia e-faktúry, ako sú pokladničné doklady, zahraničné faktúry, dodacie listy, zmluvy či ďalšie dokumenty.

Tu prichádza na rad OCR, automatizácia a umelá inteligencia.

Moderné AI riešenia dokážu automaticky rozpoznať údaje z dokumentov, navrhnúť predkontáciu, identifikovať dodávateľa, priradiť nákladové stredisko, smerovať dokument na správne schválenie a po jeho schválení zabezpečiť automatické zaúčtovanie a import faktúry obohatenej o ďalšie dáta do účtovného systému. Výsledkom nie je iba rýchlejšie spracovanie faktúr, ale celková transformácia finančných procesov.

Digitalizácia prináša merateľné výsledky

Prínosy digitalizácie dnes už nie sú iba teóriou. V jednej z veľkých spoločností, ktorá spracováva tisíce faktúr mesačne, sme realizovali kompletnú digitalizáciu účtovného oddelenia. Riešenie zahŕňalo elektronický príjem faktúr, automatické spracovanie dokumentov pomocou umelej inteligencie, elektronické schvaľovanie, integráciu s ERP systémom aj digitálny archív.

Výsledkom bolo, že celý proces od prijatia faktúry až po jej finálne zaúčtovanie dnes prebieha automatizovane a manuálny zásah pracovníkov je potrebný už len približne pri 3 % všetkých dokumentov.

Takéto výsledky ukazujú, že e-fakturácia nemusí byť iba splnením legislatívnej povinnosti, ale môže sa stať impulzom na zásadné zvýšenie efektivity celého finančného oddelenia. Dokonca prináša aj vedľajšie finančné efekty vo forme skoršieho inkasovania odoslaných faktúr.

Ako si vybrať správneho partnera – digitálneho poštára

Jedným z prvých krokov pri zavádzaní e-faktúry bude výber certifikovaného digitálneho poštára. Ide o špecializovaného poskytovateľa technologických služieb (tzv. PEPPOL Access Point), ktorý funguje ako bezpečný medzičlánok medzi systémom dodávateľa, medzinárodnou platformou PEPPOL a systémom odberateľa. Jeho úlohou je prebrať faktúru z vášho softvéru, skontrolovať jej správnosť a okamžite ju bezpečne doručiť príjemcovi do akéhokoľvek iného systému.

Niektoré softvéry, najmä zahraničné a menšie lokálne a špecializované účtovné softvéry nebudú samé o sebe budovať službu digitálneho poštára, tam je potrebné s testovaním začať skôr, aby sa overila ich kompatibilita s vybraným digitálnym poštárom a funkčnosť všetkých nastavení.

Pri výbere digitálneho poštára by firmy a organizácie mali zohľadniť:

• pripravenosť na slovenskú aj európsku legislatívu,
• podporu siete PEPPOL,
• možnosti integrácie na existujúce ERP systémy,
• skúsenosti s implementáciami v rámci EÚ a iných zahraničných formátov,
• možnosť aplikovať OCR na vyťažovanie dát z iných typov dokladov,
• úroveň sofistikovanosti schvaľovacích procesov,
• možnosti automatizácie účtovných transakcií s využitím AI,
• rýchlosť reagovania klientskej podpory na možné problémy a požiadavky,
• dlhodobý rozvoj riešení,
• stabilita, skúsenosti a ekonomické zázemie,
• bezpečnosť údajov a evidencia operácií (auditná stopa).

FITEK – Váš digitálny poštár

Fitek Group s materskou spoločnosťou v Estónsku patrí medzi popredných európskych poskytovateľov riešení pre elektronickú výmenu dokumentov. Už viac ako 13 rokov pomáha spoločnostiam digitalizovať finančné procesy a klientov má v 28 krajinách.

Skupina má skúsenosti s implementáciou elektronickej fakturácie v krajinách, kde je tento spôsob výmeny dokumentov už realitou, vrátane Belgicka, Poľska, Estónska, či Srbska. Zároveň pôsobí ako certifikovaný PEPPOL Access Point – digitálny poštár – a zabezpečuje bezpečnú výmenu elektronických dokumentov bez potreby meniť existujúce ERP riešenia zákazníkov.

Prínosy elektronickej fakturácie ďalej rozširujeme o automatické vyťažovanie údajov z akýchkoľvek typov dokladov pomocou OCR, online schvaľovacie procesy a automatizované účtovanie.

Na rozdiel od väčšiny riešení na trhu každý účtovný doklad spracovaný prostredníctvom OCR u nás prechádza aj ľudskou kontrolou. Vďaka kombinácii OCR, umelej inteligencie a validácie našimi špecialistami zmluvne garantujeme presnosť vyťažených údajov na úrovni 99,7 %.

Výnimočnou súčasťou platformy Fitek je aj FitekAI – riešenie využívajúce umelú inteligenciu, ktoré sa učí z historického účtovania konkrétnej spoločnosti. Na základe predchádzajúcich účtovných zápisov dokáže automaticky navrhovať účtovanie, nákladové strediská, priradenie k projektom, rozpočtovú klasifikáciu či ďalšie účtovné dimenzie. Na rozdiel od tradičných riešení založených na pevných pravidlách sa FitekAI priebežne prispôsobuje zmenám v účtovných postupoch a s rastúcim objemom spracovaných dokladov sa neustále zlepšuje, čím výrazne znižuje objem manuálnej práce účtovníkov.

Začať sa oplatí už dnes

Firmy, ale najmä subjekty verejnej správy, by nemali čakať na posledné mesiace pred účinnosťou legislatívy. Implementácia elektronickej fakturácie totiž nie je len otázkou technického prepojenia systémov. Zahŕňa výber digitálneho poštára, integráciu s ERP alebo účtovným systémom, nastavenie interných procesov, testovanie, zaškolenie zamestnancov a prípadnú digitalizáciu nadväzujúcich procesov.

S blížiacim sa termínom účinnosti možno zároveň očakávať výrazný nárast dopytu po implementačných službách a obmedzené kapacity dodávateľov.

Odporúčame začať už teraz:

1. analyzovať súčasné procesy,
2. preveriť pripravenosť ERP systému,
3. vybrať certifikovaného digitálneho poštára,
4. pripraviť integrácie,
5. digitalizovať schvaľovacie procesy,
6. automatizovať účtovníctvo,
7. zaškoliť zamestnancov.

Organizácie, ktoré začnú s prípravou v predstihu, získajú dostatok času na kvalitnú implementáciu, vyhnú sa zbytočnému stresu a budú môcť využívať prínosy digitalizácie ešte predtým, ako sa elektronická fakturácia stane povinnosťou.

Záver: Budúcnosť, na ktorú sa oplatí tešiť

Elektronická fakturácia bude od roku 2027 pre väčšinu subjektov zákonnou povinnosťou. To, či sa stane iba ďalšou administratívnou záťažou alebo impulzom na modernizáciu finančných procesov, bude závisieť od každého podniku či inštitúcie.

Digitálna revolúcia vo finančných procesoch už začala. Tí, ktorí ju využijú naplno, získajú efektívnejšie procesy, nižšie náklady, kvalitnejšie údaje pre rozhodovanie a významný náskok pred konkurenciou.

Rovnako pozitívna zmena čaká aj účtovnícku profesiu. Rutinné činnosti bude čoraz viac preberať automatizácia a umelá inteligencia, zatiaľ čo účtovníci sa budú môcť venovať práci s vyššou pridanou hodnotou – analýzam, kontrole, poradenstvu a podpore manažérskeho rozhodovania.

Povinná e-fakturácia predznačuje koniec éry papierových dokladov a začiatok modernejšieho a inteligentnejšieho spôsobu práce. Je to zmena, na ktorú sa naozaj oplatí tešiť.

Autorom článku je Ing. Ivan Bošela CA, MBA
Managing Director FITEK s.r.o.